AU Arno Uttenweiler
Dokumentenmanagement · DMS/ECM +49 172 6660360 Rückruf anfordern

Unabhängige Beratung · Ravensburg · Bodensee · Oberschwaben

Dokumentenmanagement und Drucklösungen: unabhängig beraten.

„Ich helfe lieber, statt zu verkaufen.“ Als herstellerungebundener Berater sorge ich dafür, dass Drucken, Scannen und digitale Dokumente in Ihrem Unternehmen einfach funktionieren und sich schnell bezahlt machen.

Für Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern in Ravensburg, Weingarten, am Bodensee, in Ulm, Biberach und im Allgäu.

Kostenloses Erstgespräch anfordern Direkt anrufen
  • ✓ Antwort innerhalb von 24 Stunden (werktags)
  • ✓ Über 20 Jahre Branchenerfahrung
  • ✓ Keine Herstellerbindung
Arno Uttenweiler, unabhängiger Berater für Dokumentenmanagement in Weingarten

Arno Uttenweiler, Ihr Berater. Persönlich, vor Ort, ohne Warteschleife.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Drei Sätze, die ich in fast jedem Unternehmen höre

Wenn Sie sich in einem davon wiedererkennen, lohnt sich ein Gespräch. Meistens steckt mehr Einsparpotenzial dahinter, als Sie denken.

„Unser Kopierervertrag ist eine Blackbox.“

Undurchsichtige Klauseln, versteckte Kosten, automatische Verlängerungen. Ich schaffe faire, gläserne Verträge und rechne ehrlich durch, ob Kauf, Miete, Leasing oder Seitenpreis für Sie am günstigsten ist.

„Die Rechnungsfreigabe dauert bei uns ewig.“

Papier wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch, Dubletten fallen erst beim Steuerberater auf. Mit digitaler Rechnungsverarbeitung inklusive Dublettenprüfung und DATEV-Anbindung läuft die Freigabe in Tagen statt Wochen.

„Wir verbringen zu viel Zeit mit Suchen statt Finden.“

Ordner, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke, Hängeregister: Wer täglich sucht, verbrennt bares Geld. Ein Dokumentenmanagement-System findet jedes Dokument in Sekunden, revisionssicher abgelegt.

Typische Anlässe, jetzt zu handeln: Der Kopierervertrag läuft nach 60 Monaten aus, die E-Rechnungspflicht rückt näher, eine Steuerprüfung steht an, die Leitzordner quellen über oder neue Mitarbeiter sollen sich ohne Zuruf zurechtfinden.

Gesetzliche Frist

Die E-Rechnung ist Pflicht. Sind Sie vorbereitet?

Die Fristen sind beschlossen und gelten für jedes B2B-Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Größe. Wer jetzt handelt, verbindet die Pflicht gleich mit dem Nutzen: weniger Papier, schnellere Freigaben, saubere Archivierung.

Seit 2025

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer.

Ab 2027

Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Das trifft viele Betriebe schon ab etwa 5 bis 10 Mitarbeitern.

Ab 2028

Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann Geschichte.

Wichtig: E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat revisionssicher archiviert werden. Ein E-Mail-Postfach oder ein Dateiordner genügt den GoBD nicht. Genau hier setzt ein Dokumentenmanagement-System an.

Jetzt E-Rechnungs-Fahrplan besprechen
Meine Leistungen

Der komplette Weg Ihrer Dokumente. Aus einer Hand beraten.

Vom Blatt Papier im Multifunktionsgerät bis zum digitalen Archiv: Ich betrachte beide Welten zusammen. Das macht sonst keiner in der Region.

MFP

Drucken, Scannen, Multifunktionsgeräte

Ein Drucker muss nur eines: funktionieren. Ich finde die wirtschaftlich fairste Lösung, unabhängig von jedem Hersteller.

  • Unabhängige Analyse Ihrer Druckkosten und Verträge
  • Multifunktionssysteme, Business-Scanner, Etikettendrucker
  • Kauf, Miete, Leasing oder Abrechnung pro Seite: was für Sie rechnet
  • Managed Print Services: Toner, Zählerstände und Wartung laufen automatisch
  • Online-Überwachung erkennt 98 Prozent der Störungen, bevor Sie sie bemerken
  • Green-IT: stromsparende, nachhaltige Geräte

Ihr Vorteil: gläserne Verträge und ein Ansprechpartner, der nicht verkaufen muss, was gerade im Lager steht.

DMS/ECM

Dokumentenmanagement und digitale Workflows

Schluss mit Suchen, Stapeln und Abtippen: Ihre Dokumente digital, revisionssicher und von überall im Zugriff. Schwerpunkt DocuWare.

  • Digitale Rechnungsverarbeitung mit Dublettenprüfung und DATEV-Anbindung
  • E-Rechnung: empfangen, verarbeiten, GoBD-konform archivieren
  • Revisionssicheres Dokumentenarchiv (DSGVO- und GoBD-konform)
  • Digitale Personalakte und Vertragsmanagement mit Fristenerinnerung
  • Workflows und Freigabeprozesse, auch aus dem Homeoffice
  • Cloud, im eigenen Haus oder gemischt. Anbindung an Ihre bestehenden Systeme

Einstieg ab 225 Euro monatlich (bis 4 Benutzer), inklusive Speicher und Workflows. Der Return on Investment kommt oft nach wenigen Monaten.

2-Minuten-Check

Lohnt sich ein Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen?

Vier ehrliche Fragen, sofortiges Ergebnis. Keine E-Mail-Adresse nötig, keine Anmeldung.

Stehen bei Ihnen mehr als 10 Aktenschränke voller Leitzordner?

Legen mehr als 3 Personen in Ihrem Unternehmen Dokumente ab?

Dauert eine Rechnungsfreigabe bei Ihnen länger als eine Woche?

Suchen Ihre Mitarbeiter täglich in Ordnern, Postfächern und Ablagen?

Ergebnisse aus Projekten

Behaupten kann man viel. Hier sind Zahlen.

70

Arbeitstage pro Jahr spart ein Autohaus mit über 80 Mitarbeitern seit der Einführung

20 %

und mehr Reduktion bei Drucker- und Patronenkosten nach unabhängiger Analyse

3.000 €

monatliches Einsparpotenzial, wenn 10 und mehr Mitarbeiter täglich suchen statt finden

24 h

Antwortzeit auf Ihre Anfrage, werktags. Versprochen ist versprochen

Autohaus, 3 Standorte, über 80 Mitarbeiter

Digitale Rechnungsverarbeitung und zentrales Archiv eingeführt. Ergebnis: über 70 eingesparte Arbeitstage pro Jahr, Freigaben laufen ohne Hauspost, Dubletten meldet das System automatisch mit Ampelfunktion.

Mittelständler in Oberschwaben, mehrere Niederlassungen

Dokumente aus allen Standorten in einem System zusammengeführt. Allein das schnelle „Suchen und Finden“ spart mehrere tausend Euro im Monat, und jede Akte ist revisionssicher abgelegt.

Aus Diskretion nenne ich Kundennamen erst im persönlichen Gespräch. Referenzen aus dem Unternehmernetzwerk Bodensee-Oberschwaben gebe ich Ihnen gerne direkt weiter.

So arbeiten wir zusammen

In fünf klaren Schritten. Ohne Überraschungen.

Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, was passiert und was es kostet. Ein typisches Projekt dauert 2 bis 5 Monate.

  1. Erstkontakt

    Sie fordern einen Rückruf an oder rufen direkt an. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden (werktags).

  2. Kennenlern- und Bedarfsgespräch, kostenlos

    Im Umkreis von rund 50 km um Ravensburg gerne bei Ihnen vor Ort, sonst online. Ich schaue mich um und erkenne mit über 20 Jahren Erfahrung schnell, wo Zeit und Geld verloren gehen.

  3. Konzept mit Kostenrahmen

    Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung: die wirtschaftlich fairste Drucklösung und die Analyse, ob sich ein Dokumentenmanagement-System für Sie rechnet, inklusive der Frage, wie schnell sich die Investition bezahlt macht.

  4. Workshop mit Fahrplan

    Für das Dokumentenmanagement erarbeiten wir in einem kompakten Workshop (2 bis 4 Stunden, kostenpflichtig) das Lösungskonzept mit gemeinsam abgestimmtem Fahrplan. Danach wissen Sie exakt, was kommt.

  5. Umsetzung und laufende Betreuung

    Die Installation übernehmen zertifizierte Partner, ich leite und begleite das Projekt. Danach bleibe ich Ihr persönlicher Ansprechpartner und gehe jedes Jahr proaktiv auf Sie zu.

Und wenn es einmal brennt? Dann bin ich Ihr Feuerlöscher: persönlich erreichbar per Telefon und E-Mail, ohne Ticketsystem und ohne Warteschleife. Dazu steht Ihnen die Support-Hotline meiner Partner offen.

Arno Uttenweiler im Gespräch, unterwegs in der Region Oberschwaben
Über mich

Warum ich unabhängiger Berater geworden bin

„Weil ich nicht verkaufen, sondern beraten und helfen will.“

Über 14 Jahre war ich Prokurist und Vertriebsleiter in einem mittelständischen Systemhaus und habe dort ERP-, CRM- und Dokumentenmanagement-Projekte verantwortet. Seit 2018 bin ich auf Dokumentenmanagement (DMS/ECM) spezialisiert, als unabhängiger Berater ohne Herstellerbindung.

Über mein Partnernetzwerk habe ich Zugriff auf die Geräte aller führenden Hersteller und auf zertifizierte Systempartner für die Umsetzung. So bekommen Sie die Lösung, die zu Ihnen passt, nicht die, an der ich am meisten verdienen würde. Meine Kunden sehe ich als Partnerschaften auf Jahre: Ich gehe proaktiv auf sie zu, denke voraus und helfe über mein Netzwerk auch mal bei Themen jenseits der Dokumente.

  • Über 20 Jahre Erfahrung mit Bürotechnik und digitalen Prozessen
  • Jährliche Zertifizierungen, unter anderem bei DocuWare
  • Seit über 8 Jahren im Unternehmernetzwerk Bodensee-Oberschwaben (BNI)
  • Engagiert bei der Mentor Stiftung Deutschland
  • Verwurzelt in der Region: Ravensburg, Saulgau, Bodensee
Häufige Fragen

Was Unternehmer mich im Erstgespräch fragen

Ist das alles DSGVO- und GoBD-konform?

Ja. Die Systeme, zu denen ich berate, archivieren revisionssicher nach GoBD und erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Genau das ist einer der Hauptgründe für die Einführung: Ein E-Mail-Postfach oder ein Dateiordner genügt den GoBD nicht, ein Dokumentenmanagement-System schon.

Was kostet ein Dokumentenmanagement-System?

Der Einstieg ist schon ab 225 Euro monatlich möglich (bis 4 Benutzer), inklusive Speicher und Workflows als Komplettlösung für alle Dokumente. Was Ihre Lösung kostet, hängt vom Umfang ab. Im kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine ehrliche Einschätzung inklusive Kostenrahmen, bevor Sie irgendetwas entscheiden.

Ab wann lohnt sich ein Dokumentenmanagement-System?

Als Faustregel: wenn Sie mehr als 10 Aktenschränke mit Leitzordnern haben oder mehr als 3 Personen im Unternehmen Dokumente revisionssicher ablegen. Sobald Mitarbeiter täglich suchen statt finden, rechnet es sich schnell. Der Return on Investment stellt sich oft schon nach wenigen Monaten ein.

Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, unabhängig von der Größe. Ab 2027 wird auch der Versand für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Die Rechnungen müssen zudem revisionssicher im Originalformat archiviert werden.

Wie lange dauert die Einführung?

Vom Erstgespräch bis zum laufenden System dauert ein typisches Projekt 2 bis 5 Monate, je nach Umfang. Sie bekommen vorab einen klaren Fahrplan, und die Umstellung läuft neben Ihrem Tagesgeschäft.

Drucker und Kopierer: kaufen, mieten oder leasen?

Bei mir ist alles möglich: Kauf, Miete, Leasing oder Abrechnung pro gedruckter Seite. Was sich für Sie rechnet, hängt vom Druckvolumen und Ihren Anforderungen ab. Genau dafür gibt es die unabhängige Analyse: Sie bekommen die wirtschaftlich fairste Lösung, nicht das Gerät, das gerade im Lager steht.

In welcher Region sind Sie unterwegs?

Rund 100 km um Weingarten: Ravensburg, Friedrichshafen und der Bodenseekreis, Ulm und Neu-Ulm, Biberach, Sigmaringen, Bad Saulgau, Konstanz, Memmingen, Kempten und das Allgäu. Im Umkreis von etwa 50 km um Ravensburg komme ich fürs Erstgespräch gerne persönlich vorbei, darüber hinaus starten wir online.

Kontakt

Lassen Sie uns über Ihre Dokumente sprechen.

Fordern Sie Ihren Rückruf an: kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, sonst nichts.

Mein Versprechen: Sie hören innerhalb von 24 Stunden (werktags) von mir. Persönlich, nicht von einem Callcenter.

Rückruf anfordern

Kurz ausfüllen, absenden, zurücklehnen. Ich melde mich bei Ihnen.

Beim Absenden öffnet sich Ihr E-Mail-Programm mit der fertigen Nachricht an arno@uttenweiler-berater.de. Ihre Daten gehen direkt an Arno Uttenweiler und an niemanden sonst.